آیا تا به حال متوجه شده اید که گاهی از عبارت “ساعت های کافی در روز وجود ندارد “استفاده می کنید؟ همه گاهی اوقات چنین احساسی دارند، چه شما یک والد شاغل، کارآفرین پرمشغله، دانش‌آموز یا هر انسان دیگری در این دنیای پرشتاب باشید. حال این گونه فکر کنید: همه افراد در روز تعداد ساعتهای یکسانی دارند. بنابراین، چه چیزی وارن بافت و شریل سندبرگ را از بقیه ما جدا می کند؟ پاسخ مهارت های مدیریت زمان است.
مهارت های مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان توانایی شما برای استفاده موثر از زمان، پربازده بودن و نه تنها انجام وظایف روزانه، بلکه دستیابی به اهداف بزرگتر در زندگی است. این به معنای درک تفاوت بین مشغول بودن و پربازده بودن است. وقتی مشغول هستید، ذهن شما درگیر فهرست کارهایتان می‌شود و بدون تمرکز بر چیزی، از کاری به کار دیگر می‌پرید. هنگامی که شما پربازده هستید، برای انجام هر کاری برنامه ای دارید و می توانید بر روی اهداف خود تمرکز دقیق داشته باشید.
مدیریت زمان واقعی، فراتر از ایجاد یک برنامه ریز روزانه یا نوشتن لیست کارهای بی پایانی است که به نظر طولانی تر می شود نه کوتاه تر. مهارت های مدیریت زمان شامل توانایی تعیین اهداف، تمرکز، سازماندهی، اولویت بندی، برقراری ارتباط و محول کردن کار به دیگری است. مهارت های مدیریت زمان در زندگی و هر کسب و کاری از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است چرا که فارغ از نوع کسب و کارتان می خواهید کارآمد و سازنده بوده و اطمینان حاصل کنید که رضایت مشتریان خود را بدست آورده اید.
اولین قدم برای یادگیری چگونگی بهبود مهارت های مدیریت زمان این است که بدانید این یک بازی ذهنی است که هر کسی می تواند بر آن مسلط شود. در نهایت، پاسخ به این سوال، “مهارت های مدیریت زمان چیست؟” نه تنها به ابزارهای خارجی بستگی ندارد، بلکه به وضعیت داخلی شما وابسته است.
12 مهارت برتر مدیریت زمان
برای استفاده حداکثر از زمان و رسیدن به زندگی مورد نظرتان، باید در نحوه تفکر خود در مورد مدیریت زمان تغییر ذهنی ایجاد کنید. زمان منبعی نیست که خارج از کنترل شما باشد. شما می توانید با کمک این 12 مهارت مدیریت زمان، از ساعات خود به بهترین شکل استفاده کنید.
مهارت شماره1 : هدف
چه بخواهید شغل مورد علاقه خود را بسازید، شور و اشتیاق بیشتری در زندگی خود ایجاد کنید یا زمانی را به سلامتی و تندرستی خود اختصاص دهید، همه مثال های مهارت های مدیریت زمان تنها با یک اصل آغاز می شوند: پیدا کردن هدف وجودی خود. صرف زمان خود برای رسیدن به نتایجی که بیشتر از هر چیز برای شما ارزشمند است، نه تنها به شما کمک می کند که به موفقیت برسید، بلکه احساس رضایتی را که از دستیابی به آنها در شما ایجاد شده است را حفظ خواهد کرد.
اگر چه چیزی به نام تعادل بین کار و زندگی وجود ندارد، اما یافتن هدف وجودی می تواند به شما کمک کند تا به سمت راه حل واقعی حرکت کنید: یکپارچگی کار و زندگی. ماموریت خود را بیابید و آن را در زندگی خود بگنجانید تا کسب و کار شما شبیه کار نشود و به شما زندگی دوباره ببخشد. این دقیقاً همان چیزی است که با مهارت مدیریت زمان خوب به دست خواهید آورد.
مهارت شماره 2: باور
مهارت‌های مدیریت زمان فقط مربوط به زمان نیستند بلکه در مورد کل طرز فکر شما میباشند. شما باید دیدگاه خود را تغییر داده، باورهایی را که در این مسیر مانع شما می شوند را کنار گذاشته و به خود متعهد شوید که زندگی مورد نظر خود را داشته باشید. این موضوع با تغییر داستانتان شروع می شود.
اگر همیشه فکر می‌کردید که “ساعت های کافی در یک روز وجود ندارد“، باور خواهید کرد که هرگز نمی توانید به همه چیزیهایی که می خواهید برسید. اگر همیشه احساس بی نظمی و پراکندگی می کردید، باور خواهید کرد که هیچ شانسی برای موفقیت ندارید. باورهای محدود کننده بسیار دیگری نیز وجود دارند که می توانند مانع شما شوند، اما در نهایت همه آنها نتیجه یکسانی خواهند داشت و شما حتی قبل از شروع شکست خواهید خورد. اما زمانی که داستانی قدرت بخش و متناسب با توانایی هایتان در یادگیری چگونگی بهبود مهارت های مدیریت زمان برای خود می سازید، احساس اعتماد به نفسی را که فقط از داشتن یک باور عمیق به خودتان ناشی می شود را رها خواهید کرد.
مهارت شماره 3: تمرکز
تونی رابینز در مورد تمرکز می گوید: “روی هر چیزی تمرکز کنید، انرژی بسوی آن جریان می یابد.” در این راه اولین قدم مشخص کردن آنچه که واقعاً می خواهید و سپس هماهنگ کردن اهداف نهایی خود با اقداماتی که امروز باید انجام دهید است. اگر وظایفی که باید انجام دهید با آنچه واقعاً برای شما مهم است “نظام ارزشی شما” همسو نباشند، هرگز زمانی برای انجام آنها پیدا نخواهید کرد.
این اصول “روش برنامه ریزی سریع” تونی رابینز است. پس از تمرکز بر یک هدف، هر آنچه که برای رسیدن به آن هدف نیاز است را در برنامه ریزی خود در نظر بگیرید.
اغلب ما به خود اجازه می دهیم زمانی که احساسات ناراحت کننده ای مانند بی حوصلگی، سرخوردگی یا عدم علاقه را تجربه می کنیم، تمرکزمان را از دست داده و به کارهای نه چندان موثر بپردازیم. این عکس العمل ها آموخته شده و اعتیادآور هستند و ما می توانیم با استفاده از مهارت های مدیریت زمان مؤثر، زمانی که کاری چالش برانگیز می شود به جای عقب نشینی بر آنها غلبه کرده و رفتار خود را تغییر دهیم.
مهارت شماره 4: تقسیم کردن
مهارت های بهتر مدیریت زمان با به صفر رساندن آنچه واقعاً می خواهید شروع می شود و چه خواسته شما تقویت رابطه تان، سرعت بخشیدن به رشد در شغلتان، راه اندازی کسب و کار خودتان و یا داشتن یک سبک زندگی سالم تر باشد، این روش موثر است. بعد از این مرحله باید برای خود اهداف کوچکتری ایجاد کنید که همه آنها به هدف نهایی دلخواه شما ختم شوند. تونی می گوید:”بیشتر استرس شما به دلیل فکر کردن همزمان شما به موضوعات متعدد است.”
اگر با وظایف قابل توجه متعددی پیرامون یک هدف روبرو هستید، به یاد داشته باشید که می‌توانید با تقسیم کردن همه وظایف مرتبط به بخشهای کوچکتر، فهرست کارهای بهتری ایجاد کنید تا مدیریت و رسیدگی به آنها آسان تر شود. به این ترتیب، می توانید مراحل لازم برای رسیدن به هدف خود را، بهتر تجسم و شناسایی کنید.
مهارت شماره 5: اولویت بندی
از کجا می دانید انرژی خود را به کدام سمت هدایت کنید تا به اهداف مورد نظر خود دست یابید؟ چگونه متوجه می شوید که در جهت نظام ارزشی خود قدم برمیدارید؟
نظام ارزشی خود را بازبینی کنید: به فعالیت های خود به مدت دو هفته توجه کنید، اینکه اقدامات شما با کدام ارزش شما مرتبط است را یادداشت کرده و در حین ارزیابی نحوه نزدیک تر شدن به اهدافتان را به دقت بررسی کنید.
هنگامی که پیشرفت در چندین هفته یادداشت شد، نگاهی بدون غرض به نحوه وقت گذراندن خود بیندازید. هر گونه فعالیتی که به ارزش ها و اهداف اصلی شما مرتبط نیست را حذف کنید. این فعالیت ها، مانند بررسی مکرر رسانه های اجتماعی را با چیزی که در خدمت برنامه اصلی شماست مانند پختن وعده های غذایی سالم یا ورزش منظم، جایگزین کنید. پس از چندین هفته تمرین، متوجه خواهید شد که دل تنگ کارهای زمانبری که حذف کرده اید نمی شوید.
مهارت شماره 6: تعیین هدف
بهترین اهداف، اهداف SMART هستند: هدفمند، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و در یک چارچوب زمانی مشخص. در مورد هدفی که برای دستیابی به آن برنامه ریزی می کنید شفاف باشید و زمان مورد نیاز برای رسیدن به آن را تعیین کنید. به جای اینکه به خودتان بگویید می خواهید امسال وزن کم کنید، یک هدف روشن تعیین کنید: یک پوند در هفته یا پنج پوند در ماه. واقع بین بودن را فراموش نکنید. اگر به خودتان بگویید که از یک مدیر میانی به مدیر عاملی شرکت خود تبدیل خواهید شد، این یک هدف عالی است، اما بدانید که ممکن است بیشتر از شش ماه طول بکشد.
اکنون برنامه عملی وسیع خود را ترسیم کنید. از خود بپرسید: چه اقداماتی بیشترین ارزش را ایجاد می کنند؟ هنگامی که مسیری برای حرکت دارید، درک بهتری از اینکه چه اقداماتی ارزش توجه شما را دارند و کدامیک با ارزش نیستند خواهید داشت. با مشخص کردن اهداف خود و داشتن درکی واضح در مورد آنها و اینکه چرا آنها را می خواهید، می توانید تمرکز دقیقی را که برای دستیابی به آنها نیاز دارید بدست آورید. در ضمن زمانی که به اهداف خود دست بیابید، احساس رضایت بیشتری خواهید داشت.
مهارت شماره 7: قاطعیت
احتمالاً زمانی با شک و اکراه به چیزی “بله” گفته اید و بعداً از آن پشیمان شده اید و نهایتا، یا با اینکه وقت نداشتید، کار را با عصبانیت انجام داده اید یا از آن فرار کرده اید. نه گفتن در ابتدا باعث صرفه جویی در وقت شما می شود تا روی چیزهایی که برایتان مهم هستند تمرکز کنید. همچنین می توانید با حذف عوامل حواس پرتی، قاطعیت را تمرین کنید. در صورت لزوم وب سایت ها را مسدود کنید. یک پیغام “در دسترس نیستم” یا”مزاحم نشوید” در حساب های کاربری (اکانتهای فضای مجازی) خود قرار دهید. زمان شما متعلق به شماست، پس کنترل فضای کاری و زمان خود را در دست بگیرید تا بتوانید کارهای بیشتری انجام دهید.
اگر چه اغلب ما عادت داریم که خلاف این فکر کنیم، اما قاطعیت به معنای پرخاشگری یا بی توجهی به دیگران نیست. این سالم ترین سبک ارتباطی است زیرا به شما امکان می دهد به نظرات دیگران گوش دهید و به آنها احترام بگذارید و در عین حال خود را در اولویت قرار دهید. یادگیری اینکه چگونه قاطع تر باشید یکی از بهترین نمونه های مهارت های مدیریت زمان است.
مهارت شماره 8: مکث
اگر با “نه” گفتن مشکل دارید، یکی از بهترین راه‌ها برای بهبود این مهارت این است که فوراً پاسخ ندهید. در مورد آن فکر کنید. اغلب مردم از ما می خواهند که کاری را انجام دهیم و ما فوراً می گوییم “بله“. سپس ما تعهدی داریم که درگیر آن هستیم.
به جای اینکه فوراً پاسخ دهید و پاسخی بدهید که بعداً پشیمان خواهید شد، از ایمیل فاصله بگیرید یا به آن شخص بگویید که باید در مورد آن فکر کنید.
فوراً به مدت یک ماه متعهد نشوید. در عوض، زمان بگذارید و مطمئن شوید که آیا به وظایف یا فعالیت هایی متعهد می شوید که از ارزش ها و اهداف اصلی شما پشتیبانی می کند؟ اگر کاری که از شما می خواهند انجام دهید با ارزش ها و اهداف شما همسو نیست، جسورانه رفتار کنید و مودبانه آن را رد کنید. در پایان ماه ارزیابی کنید: چقدر در زمان صرفه جویی کرده اید؟ با انجام آنچه داده اید چقدر احساس رضایت بیشتری دارید؟
مهارت شماره 9: مسئولیت پذیری
اگر خودتان را مسئول ندانید، مهارت های مدیریت زمان چه ارزشی دارند؟ هیچ. در اینجا یکی از بهترین نمونه های مهارت های مدیریت زمان در حوزه ای از زندگی که ممکن است انتظارش را نداشته باشید آمده است. فرض کنید که می خواهید رابطه خود را با شریک زندگی خود تقویت کنید و تصمیم می گیرید یک ساعت از روز خود را بصورتی که شایسته آن است به او اختصاص دهید، اما همانطور که آنجا نشسته اید، تلفنتان در جیبتان می لرزد. چه کار می کنید؟
به جای توجه به تلفن، به نتیجه هدفمند خود متعهد بمانید. برای داشتن یک رابطه سالم تر و پرشورتر با فردی که دوستش دارید، به شریک زندگی خود آنگونه که شایسته آن است توجه کنید. با متمرکز ماندن بر روی هدف نهایی خود و موکول کردن آن مکالمه تلفنی به یک ساعت بعد یا بیشتر، به نتیجه ای دست خواهید یافت که بیش از همه با ارزش های اصلی شما مرتبط است و مسلما به شما رضایت بیشتری از پاسخ دادن به تلفنتان خواهد داد.
مهارت شماره 10 : قانون 20 دقیقه
می دانید چه زمانی در “مسیر” هستید؟ زمانی که غیرقابل توقف هستید. چه می شد اگر بتوانید هر زمان که بخواهید وارد مسیر شوید؟ بازه های زمانی 20 دقیقه ای یکی از قدرتمندترین مهارت های مدیریت زمان است زیرا به شما این امکان را می دهد که این کار را انجام دهید. ذهن خود را آماده کنید؛ به خودتان بگویید که قرار است روی چیز مهمی تمرکز کنید. برای انجام کار آماده شوید و زنگ ساعت را برای 20 دقیقه تنظیم کنید. تا زمانی که زنگ ساعت شما به صدا درآید، بدون هیچ مزاحمتی، هر آنچه را که در توان دارید به آن اختصاص بدهید. هنگامی که زنگ ساعت به صدا در می آید، تصمیم بگیرید که آیا می خواهید کار را کنار بگذارید یا آن را تمام کنید. کمی استراحت کنید، سپس به آن برگردید. این روند را تا پایان کار تکرار کنید.
کار کردن روی وظایف خود در این بازه های 20 دقیقه ای به شما کمک می کند به جای اینکه امیدوار باشید تصادفی در مسیر قرار بگیرید، در صورت نیاز خود را شخصا وارد مسیر کنید. با گذشت زمان می توانید به تنهایی و بدون کمک تایمر به این روش عمل کنید.
مهارت شماره 11: تفویض اختیار
آیا می خواهید بهترین و کارآمدترین نسخه ممکن خود باشید؟ برون سپاری وظایف یکی از مهارت های حیاتی است که هر کارآفرین موفق و مدیر عامل 500 شرکت بزرگ ایالات متحده امریکا و همینطور شما، باید بر آن تسلط داشته باشد. وقتی می توانید وظایف را محول کنید، آن را انجام دهید.
این طور به آن فکر کنید: اگر هر روز بیش از حد بر انجام یک لیست غول پیکر از کارهای کوچک متمرکز هستید، نمی توانید روی اهداف بزرگتر و ارزش های اصلی خود تمرکز کنید. همچنین لازم به یادآوری است که با تفویض اختیار در زمان لازم، به رشد خود کمک می کنید، زیرا به خود فضا می دهید تا جدیدترین و چالش برانگیزترین وظایف را خودتان انجام دهید و انجام موارد کوچکتر و روزمره فهرست کارهایتان را به شخص دیگری واگذار کنید.
مهارت شماره 12: مراقبت از خود
اگر این امر خلاف واقع به نظر می رسد اینطور نیست. موفق ترین افراد جهان اهمیت مراقبت از خود را می دانند. وارن بافت در اوقات فراغت خود بریج بازی می کند. اپرا وینفری مدیتیشن می کند. نکته این است که گاهی اوقات بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که به مغز خود در رابطه با وظایف کاری خود، استراحت دهید.
چه برای تعطیلات به هاوایی بروید و چه در هنگام ناهار در ساختمان اداری خود قدم بزنید، استراحت کردن، به مغز شما فرصتی برای تنظیم مجدد می دهد. خلاقیت و تمرکز به شما داده و منجر به حل بهتر مشکلات می شود. اگر به این فکر می کنید که چگونه مدیریت زمان را بهبود ببخشید و احساس می کنید همه چیز را امتحان کرده اید، برای یک یا دو دقیقه کار خود را ترک کنید، قطعا با تمرکز و انرژی بیشتری باز خواهید گشت.
امروزه برنامه های ما از هر زمان دیگری بیشتر است، و جای تعجب نیست که میزان اضطراب سر به فلک کشیده است. وقتی دائما در حال حرکت هستید، مغز شما در حالت آماده باش و استرس بالا است، که در نهایت می تواند ترکیبات شیمیایی خود را تغییر دهد. مهارت های مدیریت زمان به شما این امکان را می دهد که نفسی تازه کنید، سطح استرس خود را پایین بیاورید و به خود استراحت دهید.
مهارت های مدیریت زمان مؤثر، قلب یک زندگی شادمانه تر و رضایتمندانه است، زیرا که سبب می شود شما بتوانید تمرکز کرده و به نتایجی که شور و اشتیاق شما را برمی انگیزد دست یابید. احساس آرامش شدید و رضایتی را که از تحقق اهدافتان به وجود می آید را تصور کنید. تا زمانی که به بازگشت زمان و تلاشی که برای رسیدن به هدف خود صرف کرده اید متعهد هستید، این احساس را خواهید داشت. با چارچوب مناسبی از مدیریت زمان و مهارت های مدیریت زمان عالی، دیگر لازم نیست آن حالت را تصور کنید می توانید به آن دست یافته و آنگونه زندگی کنید.
بدون دیدگاه